Derechos y responsabilidades del empleador después de una inspección de OSHA

El objetivo de la Ley de Seguridad y Salud Ocupacional de 1970 es garantizar condiciones laborales seguras y saludables para los trabajadores, mediante el cumplimiento de las normas formuladas con arreglo a esta ley. De esta manera se ayuda y alienta a los Estados en sus iniciativas para proporcionar condiciones laborales seguras y saludables, facilitando la investigación, información, formación y capacitación en el ámbito de la seguridad y la salud ocupacional.

En esta oportunidad te entregamos información importante sobre los derechos y las responsabilidades de los empleadores después de una inspección realizada por la Administración Federal de Seguridad y Salud Ocupacional (OSHA) con arreglo a la Ley de Seguridad y Salud Ocupacional de 1970, y sus modificatorias.

Según la Ley de Seguridad y Salud Ocupacional, los directivos de empresa tienen la responsabilidad de proporcionar un lugar de trabajo seguro. Para verificar lo anterior, un inspector de seguridad y salud de OSHA (CSHO) inspecciona el lugar de trabajo, de acuerdo con la mencionada ley, procediendo a hacer un informe de los resultados para el director regional de OSHA. 

El inspector de seguridad y salud es un profesional altamente capacitado que puede ayudar a reconocer y evaluar riesgos, así como sugerir los métodos correctos para corregir desviaciones o incumplimientos. A fin de reducir la exposición a posibles situaciones peligrosas para los trabajadores, las medidas correctivas siempre deben comenzar lo antes posible.

¿Qué pasa si el inspector encuentra una infracción a la ley?

Si se encuentra una infracción, OSHA le expedirá una citación y notificación de sanción, en la que se detalla la naturaleza precisa de la infracción (o infracciones) y la sanción correspondiente. En la citación se informa sobre la presunta infracción, se establecen los límites de tiempo razonables para corregirla y se proponen las sanciones pecuniarias pertinentes en dólares.

Para cada infracción aparente identificada durante la inspección, el inspector de cumplimiento analizó o analizará lo siguiente con usted:

• Naturaleza de la infracción;
• Posibles medidas correctivas para corregir la infracción;
• Posibles límites de tiempo razonables para corregirla; y toda sanción que pueda ordenar el director regional.
  
  

¿Qué hacer cuando recibes una citación y notificación de sanción?

Cuando recibe una citación y notificación de sanción, el empleador debe exhibir la citación (o una copia de ésta) en el lugar en el que ocurrió cada infracción, para informar a los trabajadores sobre los peligros a los que podrían estar expuestos. La citación debe permanecer en exhibición, en un lugar visible para los trabajadores, durante tres días hábiles o hasta que se corrija la infracción, cualquiera que sea el tiempo más largo. Se debe cumplir con estos requisitos de divulgación incluso si se impugna la citación. El incumplimiento de los requisitos de divulgación es una infracción adicional y puede resultar en una sanción.

Los documentos de certificación de las medidas correctivas, como certificaciones, planes e informes de los avances realizados, también deben exhibirse en el lugar donde ocurrió la infracción o en sus inmediaciones. 

En el caso de equipos móviles en los que se determina la existencia de una infracción o en los que el anuncio de las infracciones sería difícil o poco práctico, el empleador tiene la opción de identificar el equipo con un rótulo de “advertencia”, según se dispone en el reglamento de verificación de la corrección, título 29 del Código de Reglamentos Federales (CFR) 1903.19(i).

¿Qué opciones tiene el empleador al recibir una citación?

Si está de acuerdo con la citación y la notificación de sanción, debe corregir la situación en el plazo establecido en la citación y abonar la sanción, si se propone alguna. Si no está de acuerdo, tiene 15 días hábiles a partir de la fecha en la que recibió la citación para objetar por escrito uno de los siguientes o todos:

• Citación
• Sanción propuesta
• Fecha de las medidas correctivas

OSHA recomienda llamar a la oficina local de OSHA cuando recibe las citaciones para hablar sobre cualquier preocupación. Antes de decidir impugnar la citación, puede solicitar una reunión informal con el director regional de OSHA en el plazo de 15 días hábiles para analizar toda cuestión relacionada con la citación y la notificación de sanción. OSHA informará a los representantes de los trabajadores afectados sobre la reunión informal o la impugnación.

Reunión informal y conciliación

Antes de decidir presentar o no una Notificación de intención de impugnar la citación, puede solicitar una reunión informal con el director regional de OSHA para analizar la citación y la notificación de sanción. Puede aprovechar esta oportunidad para llevar a cabo alguna de las siguientes acciones:

• Obtener una mejor explicación de las infracciones citadas.
• Llegar a un entendimiento más acabado de las normas específicas que se aplican.
• Negociar y celebrar un acuerdo de conciliación informal.
• Analizar maneras de corregir las infracciones.
• Analizar cuestiones sobre las sanciones propuestas.
• Analizar fechas de corrección propuestas.
• Resolver citaciones y sanciones objetadas (con lo cual se elimina la necesidad de los procedimientos más formales del litigio ante la Comisión de Revisión de Salud y Seguridad Ocupacional).
• Obtener respuesta a cualquier otra pregunta que pueda tener.

La reunión informal debe celebrarse en un plazo de 15 días hábiles de la notificación de la intención de impugnar la citación y no extenderá el período de impugnación de 15 días hábiles ni reemplazará la presentación de una notificación por escrito si desea objetar. El representante o los representantes de los trabajadores tienen derecho a participar en toda reunión informal o negociaciones entre el administrador regional o el director regional y los directivos de la empresa.

Si está de acuerdo con que hubo infracciones pero tiene un motivo válido para desear extender las fechas de corrección, puede analizarlo con el director regional en una reunión informal. El inspector puede expedir una citación modificada en la que se cambie la fecha de corrección antes de que se cumpla el plazo de 15 días hábiles sin presentar la notificación de intención de impugnar la citación.

Si no impugna la citación en el plazo de 15 días hábiles, su citación se tornará una orden definitiva no sujeta a revisión por ningún tribunal ni organismo. Después de que esto ocurre, el director regional de OSHA puede continuar suministrando información y asistencia para corregir los peligros mencionados en su citación pero tal vez no modifique ni cambie ninguna citación o sanción que se haya convertido en orden definitiva. El director regional sólo puede indicarle métodos de corrección o extender el plazo para corregir la infracción. 

Cada vez que la empresa, un trabajador afectado o un representante del trabajador soliciten una reunión informal, todas las partes deberán tener la oportunidad de participar plenamente. Si una de las partes escoge no participar en la reunión informal, esa parte pierde el derecho de ser consultada antes de que se tomen decisiones que afecten las citaciones. Si la parte solicitante objeta la presencia de la otra parte, OSHA puede celebrar reuniones informales por separado. Durante una reunión informal conjunta, se permitirán diálogos por separado o en privado si una de las partes así lo solicita. Las reuniones informales pueden celebrarse por cualquier medio práctico.

Formas de cumplimiento

Para las infracciones no impugnadas por la empresa, debe: (1) notificar de inmediato al director regional de OSHA por carta, firmada por un miembro de la gerencia, donde indique que adoptó la medida correctiva apropiada en el plazo establecido en la citación, y (2) pagar todas las sanciones detalladas.

La notificación que se envía al director regional se conoce como la certificación de corrección. Para infracciones que no son graves puede ser una carta firmada en la que se identifique el número de inspección y el número del elemento de citación y se mencione que corrigió la infracción en el plazo especificado en la citación. Para infracciones más graves (intencionales, repetidas o por falta de corrección), la certificación de corrección requiere una prueba más detallada.

Si la empresa tiene preguntas sobre las medidas correctivas después de la inspección, el director regional debe garantizar que, si se cuenta con información adicional, se suministre al esta cuanto antes.

Cada vez que se conceda una prórroga para adoptar las medidas de corrección, debe asegurarse de que los trabajadores estén debidamente protegidos durante este período. Por ejemplo, la citación puede establecer que los trabajadores de inmediato usen equipo de protección personal mientras se instalan los controles de ingeniería. Cuando se indique en la citación, también deberá suministrar a OSHA un plan de corrección (pasos que tomará para proteger a los trabajadores y corregir los peligros) e informes periódicos sobre los avances logrados en sus medidas.

Las sanciones detalladas en la citación y la notificación de sanción son pagaderas en un plazo de 15 días hábiles de recibir la notificación de sanción. Sin embargo, si impugna la citación o la sanción en buena fe, OSHA suspenderá la corrección y el pago de sanciones correspondientes a los puntos objetados hasta que la Comisión de Revisión de Salud y Seguridad Ocupacional (OSHRC) o un tribunal superior expida una sentencia o decisión definitiva. La OSHRC es un organismo independiente y no forma parte del Departamento del Trabajo de los Estados Unidos. La orden definitiva de la Comisión mantendrá, modificará o eliminará las citaciones, las sanciones, o ambas. Pero las sanciones correspondientes a los puntos no impugnados son pagaderas en un plazo de 15 días hábiles. 

El pago debe efectuarse por cheque o giro postal a la orden de DOL-OSHA. Indique en el pago el número de OSHA que figura en la esquina superior derecha de la citación y envíelo a la oficina regional de OSHA mencionada en la citación y la notificación de sanción.

Petición de modificación de las medidas correctivas

OSHA asigna plazos para las medidas correctivas a base de la información con la que se cuente al momento de expedir la citación. Sí no puede cumplir con la fecha de corrección por acontecimientos que escapan a su control u otras circunstancias y vence el plazo de 15 días hábiles para objetar, puede presentar una Petición de modificación de la corrección (PMA) ante el director regional de OSHA.

La petición debe realizarse por escrito y presentarse cuanto antes pero a más tardar un día hábil después del plazo para la corrección. A fin de mostrar claramente que usted realizó un esfuerzo de buena fe por cumplir, la petición debe incluir toda la información a continuación para que OSHA la considere:

• Pasos que tomó para lograr el cumplimiento y las fechas en que se tomaron;
• Tiempo adicional que usted necesita para cumplir;
• Razón por la que necesita más tiempo;
• Pasos provisorios que está tomando para proteger a los trabajadores del riesgo o los riesgos citados hasta la corrección; y una certificación de que se ha exhibido la petición, la fecha de exhibición y, cuando corresponda, una declaración de que la petición se suministró a un representante autorizado de los empleados afectados.

La petición debe permanecer en exhibición 10 días hábiles, durante los cuales los trabajadores pueden presentar una objeción.

El director regional de OSHA puede conceder la petición o denegarla. Si la deniega, se convierte automáticamente en un caso disputado ante la Comisión. Si la concede, la OSHA puede realizar una inspección de monitoreo a fin de asegurarse de que las condiciones son las descritas y que se realizaron avances pertinentes en aras de lograr la corrección. La oficina regional de OSHA puede suministrar más información sobre las peticiones de modificación de corrección.

Responsabilidades de la empresa

Los directivos de la empresa tienen la responsabilidad de brindar un lugar de trabajo seguro, que no presente riesgos graves y deben observar todas las normas de seguridad y salud de OSHA. Asimismo, deben identificar y corregir los problemas de seguridad y salud y DEBEN:

• Exhibir en un lugar bien visible el cartel oficial de la OSHA titulado “Seguridad y salud en el lugar de trabajo: Es la ley”, que describe los derechos y responsabilidades de conformidad con la Ley OSHA. 
• Informar a los trabajadores sobre los peligros químicos por medio de capacitación, etiquetas, alarmas, codificación con colores, hojas informativas sobre sustancias químicas y otros métodos.
• Proporcionar capacitación en materia de seguridad a los trabajadores en un idioma y con un vocabulario que puedan entender.
• Mantener registros precisos de las lesiones y enfermedades ocupacionales.
• Realizar pruebas en el lugar de trabajo, como muestreo del aire, exigidas por algunas normas de la OSHA.
• Proveer el equipo de protección personal exigido, sin costo para los trabajadores*.
• Ofrecer exámenes de audición u otros exámenes médicos exigidos por las normas de la OSHA.
• Colocar citaciones de la OSHA y datos sobre lesiones y enfermedades donde los trabajadores puedan verlos.
• Hay que notificar a la OSHA dentro de 8 horas de una fatalidad en el lugar de trabajo o dentro de 24 horas de ser internado en un hospital por un accidente en el trabajo, una amputación o pérdida de un ojo (1-800-321-OSHA [6742]).
• No tomar represalias contra los trabajadores por el uso de sus derechos bajo la ley, incluyendo el derecho de reportar una herida o enfermedad relacionada con el trabajo.
• Pagar la mayoría de los tipos de equipo de protección personal exigido.

Con todas estas medidas, la Ley de Seguridad y Salud Ocupacional de 1970 se orienta a garantizar condiciones laborales seguras y saludables para los trabajadores, ayudando y alentando a las empresas en sus iniciativas para proporcionar condiciones laborales seguras y saludables.